Мир безостановочно меняется и развивается, на смену одним технологиям приходят новые, более сложные… Большинство процессов в мире остаются неизменными, а при помощи технологий и прогресса меняется лишь их форма. Общение – как процесс взаимосвязи и взаимодействия − существует с древних времен. Однако, общение сегодня достаточно сильно отличается от общения в прошлом. Сейчас оно более разнообразно, наделено гораздо большим спектром функций, соответственно, требований к нему также стало еще больше. Одним из них является именно эффективность общения.
Практически все сегодня построено на базе коммуникации между различными людьми, компаниями, странами и континентами. Все сферы жизни общества – экономическая, политическая, духовная, социальная, а также личная и корпоративная жизнь – везде именно общение, именно взаимодействие между людьми являются основной составляющей. Со временем масштаб таких связей достаточно сильно изменился и все еще продолжает меняться. Как следствие, это приводит к территориальной распределенности и невозможности живого контакта «лицом-к-лицу».
Зачастую проблемы, связанные с коммуникацией, являются одними из главных препятствий для достижения поставленных целей или решения задач. Недостаточно лишь передать информацию − необходимо, чтобы другая сторона получила ее полностью вместе со всеми сопутствующими факторами для восприятия и понимания. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной крупных поражений как в бизнесе, так и в политике или в личной жизни.
Личная встреча практически лишена каких-либо недостатков за исключением времени, которое может потребоваться в случае территориальной удаленности или транспортных проблем. Звонок по телефону – привычно и доступно, он минимален по временным затратам, но не дает визуализировать или продемонстрировать сопутствующую информацию. Текст электронного письма может оказаться слишком сложным для восприятия, а его написание может занять слишком много времени для описания всей задачи.
Каковы же условия для эффективной коммуникации в деловой среде?
• Время и информация − как самые ценные ресурсы;
• Скорость, качество и целостность − как параметры;
• Эффективность, удобство и доступность − как требования.
Можно ли построить эффективную коммуникацию, которая сочетает в себе все плюсы и имеет минимум недостатков? И что представляет собой действительно эффективная коммуникация?
Считается, что коммуникация становится эффективной, когда между отправителем информации и получателем отсутствует недопонимание, и целью такого общения является заинтересованность в результате всех сторон. Потому факторами являются взаимопонимание, сходство во взглядах и мнениях, возможность получать и передавать всю информацию в целостности. Кроме того – получение информации всеми участниками, и как результат − согласованный итог.
Какие факторы влияют на коммуникацию и что сделать, чтобы она стала эффективной?
Сюда в первую очередь относятся грамотная речь, логичное повествование, владение голосом и невербальными техниками. Эти моменты актуальны при личных встречах, когда собеседник находится напротив, и зависят непосредственно от человека. Внешними же факторами являются: присутствующий шум в помещении, освещенность и окружение.
Бывают ситуации, когда встречи лицом к лицу невозможны по ряду причин, но коммуникация крайне необходима, причем без потерь качества. На помощь приходят различные технические средства – аудиосвязь, электронная переписка, видеосвязь. В данном случае описанные выше факторы остаются актуальными, но к ним прибавляются еще и удобство такого взаимодействия, скорость и качество соединения, целостность информации. Значение внешних факторов усиливается и их влияние на эффективность становится в два раза больше. Получается, что плохое качество звука, долгие ответы и подобные проблемы могут крайне негативно повлиять на результат общения.
Для бизнеса важна стабильность, качество и унифицированность системы, которая смогла бы объединить положительные стороны всех технических средств. Такой платформой является видеоконференцсвязь. Она лишена многих недостатков классических методов коммуникации и объединяет в себе аудио, видео и графическую составляющую в режиме реального времени. Подобные устройства изначально проектировались для деловой коммуникации и в них закладывался весь необходимый функционал.
Видеоконференцсвязь представляет собой технологию, которая позволяет обмениваться видео и аудио информацией в высоком качестве двум или более участникам. При этом собеседники могут находится на любом расстоянии, а связь осуществляется при помощи цифровых устройств, подключенных к телекоммуникационным сетям. Во время общения существует возможность демонстрировать материалы, изображения и другую информацию, что способствует наглядности встречи и, как следствие, большей эффективности.
Через экран или телевизор можно видеть собеседников, через спикерфоны или колонки − слышать говорящих, – в результате создается эффект присутствия. Демонстрация необходимых материалов, показ презентации или другой информации для увеличения информативности и удобный для каждого формат (повествование, диалог, тестирование, обучение, собрание и другое) – все это обеспечивает вовлеченность участников в процесс.
Видеоконференцсвязь в бизнесе может стать мощным инструментом взаимодействия и развития для компаний, которые имеют сеть филиалов или общаются с поставщиками и клиентами, находящимися в разных городах или странах. В этом случае систему ВКС можно применять для налаживания связей с партнерами, повышения уровня квалификации сотрудников, а также оперативного обмена информацией и совместного принятия правильных решений на основе мнения необходимых сотрудников.
Сегодня многие бренды, производящие системы ВКС, предлагают программные, программно-аппаратные или аппаратные решения, которые помогают построить видеосвязь. Для наглядности обратимся к тайваньскому бренду AVer.
В продуктовом портфеле AVer присутствуют полноценные комплекты для ВКС – программное обеспечение и оборудование – серии EVC и SVC. Пользователь «из коробки» получает необходимый комплект, который достаточно подключить к устройству отображения и интернету. Также есть решения с возможностью USB подключения – различные камеры и комплекты для конференц-залов (камера, спикерфон), которые позволят повысить качество проводимых сеансов связи и совместимы с большинством программных решений для связи используемых сегодня. В одном из ранее вышедших номеров Эффективного офиса (№8 за август 2017 года) мы подробно останавливались на USB-решениях, а также разбирали возможности серий EVC и SVC отдельно.
Исходя из опыта многих современных компаний, использующих ВКС в жизни, можно выделить несколько основных положительных моментов:
• экономия средств и времени;
• скорость организации встреч, обмена информацией и принятия решений;
• большая вовлеченность сотрудников в работу;
• возможность работы с удаленными сотрудниками.
Использовать видеоконференцсвязь можно не только для деловых целей, но и для развития корпоративной культуры, повышения уровня квалификации сотрудников и организации досуга (узнайте больше в №12 «Эффективного офиса» за декабрь 2016 года). Например, можно проводить тренинги или мозговые штурмы, где ведущий находится в Москве, а к нему присоединяются участники из Санкт-Петербурга, Волгограда и Орла. А можно придумать и записать поздравительные ролики от разных филиалов, после чего соединить их воедино и получить приятное памятное видео для всех сотрудников на Новый год или Юбилей компании. Или вовсе – устроить интеллектуальную игру среди филиалов или наградить «самых-самых» сотрудников! Все это в итоге выливается именно в коммуникацию – приятную и эффективную.
Стоит отметить, что ВКС – это инструмент, и как любым инструментом – им нужно пользоваться, так как сам по себе он не сможет решить задачу. Со временем видеоконференцсвязь станет неотъемлемой частью не просто внутренней и внешней коммуникации, а даже некоторых бизнес-процессов.
В заключение хочется сказать, что современный человек стремится быть успешным и на работе, и в личной жизни. Карьера, семья, друзья – это составляющие жизни каждого, потому эффективная коммуникация в любой из них позволяет наладить все сферы и прийти к максимальному согласию.